Política de tratamiento de datos personales

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE BASC SANTA MARTA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE BASC SANTA MARTA podrá hacer uso de los datos personales para:

a) Realizar la verificación y validez de los documentos enviados en el proceso de vinculación al Capítulo, tales como: investigación de antecedentes en páginas públicas, análisis de información financiera, verificación de referencias comerciales, entre otros;

b) Informar sobre las actividades a desarrollar en el Capítulo a través de correo electrónico, llamadas y/o invitaciones físicas si es el caso;

c) Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos;

d) Evaluar la calidad del servicio;

e) Realizar la gestión de cartera al personal encargado de contabilidad, encargado del Sistema de Gestión Control y Seguridad BASC o gerencia si así se requiere;

f) recopilación de datos para la programación y ejecución de auditorías;

g) actualizaciones permanentes de los representantes de la alta dirección y/o coordinadores BASC de cada uno de los Asociados de negocio;

h) notificación de requisitos de la Norma Internacional y Estándares BASC;

i) notificación sobre nuevos requisitos legales aplicables a las organizaciones de los sectores elegibles para la certificación;

j) notificación de Auditorías de Certificación, Recertificación y otras;

k) invitación a capacitaciones, cursos, talleres, comités, consultorios, reuniones y demás encuentros de los Asociados de Negocio y empresas BASC.

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE:

a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE – BASC SANTA MARTA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;

b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;

c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;

d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;

e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;

f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

DIRECCIÓN EJECUTIVA – BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE – BASC SANTA MARTA será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 4 de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 horas a 18:00 horas al correo electrónico carolina.vives@wbasco.org, llamar a la línea telefónica de BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE – BASC SANTA MARTA, Santa Marta al teléfono (605) 421 7970 ext. 1143 o radicarla en la siguiente dirección, que corresponde a nuestra oficina: Carrera 1 No. 10ª-12 Edf. Administrativo Sociedad Portuaria de Santa Marta Segundo Piso.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una columna que indique que dicho afiliado presentó un reclamo la cual indicará “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha columna deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 28 de septiembre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 1 de octubre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web: www.wbasco.org.

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE – BASC SANTA MARTA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

En el evento en el que BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE – BASC SANTA MARTA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.